Dans de nombreuses entreprises, la planification des missions est déjà numérique, mais les rendez-vous continuent d’être saisis manuellement dans Outlook ou dans un autre calendrier. Les jobs issus de la planification du personnel, les congés, les jours fériés ou d’autres informations de disponibilité se retrouvent ainsi à plusieurs endroits en même temps. Ce qui semble d’abord être une petite tâche supplémentaire devient vite une véritable perte de temps au quotidien.
La double gestion des calendriers ne représente pas seulement davantage de travail. Elle augmente également le risque que les informations divergent, que des changements passent inaperçus ou que des rendez-vous apparaissent par erreur en double dans le calendrier. En particulier lorsque les choses évoluent constamment au quotidien, une simple entrée dans le calendrier peut rapidement engendrer un travail de coordination inutile.
Deux systèmes, deux fois plus de travail
Le problème de fond est simple à expliquer : la planification proprement dite se fait dans CrewBrain, mais le quotidien professionnel personnel est souvent aussi organisé dans le calendrier Outlook ou dans une autre application de calendrier. Si ces deux univers ne sont pas connectés, les informations doivent être transférées manuellement.
Cela concerne par exemple :
- Les demandes de jobs
- Les réservations confirmées
- Les horaires prédéfinis enregistrés
- Les congés
- Les jours fériés
Chaque transfert manuel prend du temps et, en cas de modification, doit éventuellement être effectué de nouveau. Plus le nombre de personnes impliquées est important, plus le travail de coordination augmente.
Les changements sont le véritable point critique
Tant qu’un rendez-vous est saisi une seule fois et reste ensuite inchangé, la charge de travail supplémentaire peut sembler gérable. Les ajustements de dernière minute sont toutefois bien plus problématiques.
Si une heure de début est décalée, qu’une mission est annulée ou qu’un nouveau rendez-vous s’ajoute, ces changements doivent à nouveau être effectués à plusieurs endroits. C’est précisément là que surviennent les malentendus : la mission a été mise à jour dans CrewBrain, mais l’ancien état apparaît encore dans le calendrier Outlook. Ou un collaborateur se fie à une entrée de calendrier qui n’est plus à jour depuis longtemps.
Dans des plannings de missions dynamiques, cela représente un risque inutile.
Il existe différentes façons de réduire la gestion des calendriers
Il existe plusieurs possibilités pour éviter la double gestion des calendriers. Selon la manière dont les informations de calendrier doivent être utilisées, différentes approches peuvent être pertinentes.
Un abonnement iCal est une solution pratique pour rendre les rendez-vous CrewBrain visibles dans un calendrier externe. Les missions peuvent ainsi également s’afficher dans son propre environnement de calendrier. Les rendez-vous apparaissent généralement dans un calendrier abonné distinct, ce qui est déjà tout à fait suffisant pour de nombreux cas d’utilisation.
Les calendriers externes constituent également un complément utile, en particulier lorsque des rendez-vous externes doivent être visibles dans CrewBrain. Des informations de calendrier supplémentaires peuvent ainsi être prises en compte dans la planification, ce qui est particulièrement utile pour avoir une vue d’ensemble des disponibilités.
La synchronisation Office 365 va encore plus loin et assure une connexion dans les deux sens : d’une part, les demandes, les réservations ainsi que, en option, les congés et les jours fériés de CrewBrain sont directement transférés dans le calendrier Outlook, non pas seulement dans une vue de calendrier supplémentaire, mais directement dans le calendrier standard sélectionné par l’utilisateur. D’autre part, les rendez-vous Outlook peuvent être affichés dans CrewBrain sous forme de calendriers externes. Les informations de calendrier ne sont donc pas seulement visibles en complément, mais sont particulièrement étroitement intégrées au quotidien professionnel.
Office 365 Sync relie la planification au quotidien des calendriers
C’est précisément là que réside le grand avantage de la synchronisation Office 365 de CrewBrain. Alors qu’un abonnement iCal rend les rendez-vous CrewBrain visibles dans un calendrier séparé, la synchronisation Office 365 intègre les demandes et les réservations directement dans le calendrier standard sélectionné par l’utilisateur. Pour les équipes qui utilisent Outlook comme calendrier de travail central, cela réduit considérablement les changements entre différentes vues de calendrier.
Les congés et les jours fériés peuvent également être transférés en option. Si des horaires prédéfinis sont enregistrés dans les jobs, ils apparaissent eux aussi directement dans le calendrier.
Cela permet non seulement de réduire la gestion manuelle, mais surtout de maintenir la cohérence des informations. Les nouveaux jobs sont transférés vers Office 365 presque en temps réel et les entrées existantes sont elles aussi automatiquement reprises une fois la connexion établie.
Deux systèmes séparés deviennent ainsi un processus beaucoup plus fluide.
Les rendez-vous Outlook externes peuvent également être pris en compte dans la planification
Les calendriers externes sont particulièrement utiles lorsque des rendez-vous externes doivent être intégrés à la planification des disponibilités. La synchronisation Office 365 complète cette approche : elle permet non seulement de rendre visibles dans CrewBrain les rendez-vous Outlook externes, mais aussi de transférer simultanément les rendez-vous CrewBrain directement dans l’environnement de travail Outlook au quotidien.
Les collaborateurs voient leurs rendez-vous de manière regroupée, et les planificateurs peuvent mieux évaluer quand une personne est réellement disponible. Cela apporte beaucoup plus de transparence, surtout dans les équipes ayant de nombreuses missions en parallèle.
Moins de gestion, plus de visibilité
Un abonnement iCal ou l’intégration de calendriers externes peut déjà aider à rendre les informations de calendrier plus accessibles. Le processus devient toutefois particulièrement fluide lorsque la planification et le calendrier de travail personnel sont directement connectés.
CrewBrain prend notamment en charge :
- Le transfert automatique des demandes et des réservations vers Outlook
- La synchronisation optionnelle des congés et des jours fériés
- La reprise des horaires prédéfinis issus des jobs
- L’affichage des rendez-vous Outlook comme calendriers externes dans CrewBrain
- La configuration individuelle de la visibilité pour chaque utilisateur
Conclusion
La double gestion des calendriers semble souvent être un détail à première vue. Au quotidien, elle entraîne pourtant rapidement une charge de travail inutile, des entrées obsolètes et davantage de coordination.
Selon les besoins, les abonnements iCal ou les calendriers externes peuvent déjà aider à rendre les informations de calendrier plus visibles et plus faciles à planifier. Si CrewBrain et Outlook doivent toutefois interagir de la manière la plus étroite possible au quotidien, la synchronisation Office 365 offre la solution la plus fluide. Les rendez-vous n’ont plus besoin d’être gérés plusieurs fois, les modifications restent plus faciles à suivre et les collaborateurs comme les planificateurs bénéficient d’une meilleure vue d’ensemble dans leurs processus quotidiens.
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« Pendant longtemps, nous étions à la recherche d’un logiciel d’ordonnancement qui faciliterait notre travail quotidien de manière globale et rationnelle. Nous avons pris connaissance de CrewBrain à l’été 2016. Après six mois de coopération intensive, nous avons pu intégrer pleinement CrewBrain dans notre travail quotidien en 2017. Depuis lors, nos dépenses de temps pour la planification des projets et du personnel ont diminué de moitié. Nos collaborateurs bénéficient d’une bonne vue d’ensemble et de l’application mobile. Des fonctionnalités pratiques telles que le calcul des frais de déplacement et les vues spéciales s’ajoutent progressivement pour faciliter notre travail quotidien. »
– Malte Jäger, Directeur Général, BigRig Berlin GmbH
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