L'automatisation des processus avec CrewBrain

Chers clients,

la crise de COVID-19 dure bien plus longtemps que beaucoup ne l'avaient pensé et espéré au départ. Mais en plus des nombreuses restrictions, cette crise offre également une occasion unique d'optimiser les opérations et de se positionner ainsi au mieux pour l'après-crise.

Dans le passé, la charge de travail élevée était souvent une raison pour ne pas s'occuper de l'optimisation des processus internes. Pourtant, après un investissement initial, une telle optimisation peut entraîner un gain de temps massif – ce qui, en fin de compte, a de nouveau un effet positif sur la charge de travail.

Au cours des derniers mois, nous avons considérablement optimisé et étendu CrewBrain dans les domaines nécessaires à l'automatisation des processus. Ainsi, vous avez l'occasion (peut-être unique) dans la situation actuelle de vous engager dans l'optimisation maintenant et de vous positionner encore mieux, vous et votre entreprise, pour l'avenir.

Dans la mise à jour d'aujourd'hui, j'aimerais vous présenter les principaux outils d'automatisation des processus. Si vous avez des questions à ce sujet ou sur d'autres sujets, notre équipe d'assistance sera bien sûr heureuse de vous aider et de vous conseiller.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans l'optimisation de vos processus

Sven Schlotthauer

Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

L'automatisation des processus ou des flux de travail est l'automatisation, basée sur la technologie, de processus commerciaux complexes. Dans le cadre de la transformation numérique, cette automatisation offre la possibilité d'augmenter la qualité du service tout en réduisant la charge de travail des employés et aussi les coûts.

Utiliser les synergies

Dans chaque entreprise, des solutions logicielles différentes sont utilisées à des fins différentes. Outre la planification des effectifs avec CrewBrain, il s'agit, par exemple, de la gestion des locations ou d'un système ERP. L'automatisation des processus pourrait signifier ici, par exemple, qu'une offre confirmée dans ces systèmes déclenche automatiquement la planification du personnel dans CrewBrain.

Soulager les employés

Si l'information est transportée manuellement, il y a toujours un risque de perte d'information. Cela vaut par exemple pour les points de l'entreprise où les informations sont transmises d'un service à l'autre. Si ce transfert d'informations est automatisé, une qualité constante est assurée et les employés sont soulagés en même temps.

Échange de données

Le travail répétitif et monotone, en particulier, met les employés à rude épreuve. Il s'agit, par exemple, de saisir les données des clients dans plusieurs systèmes ou, d'une manière générale, de conserver des informations redondantes. L'automatisation des processus peut soulager complètement les employés de cette activité en transférant automatiquement les données redondantes d'un système précédent.

Des solutions optimales

Des solutions (logicielles) optimales et spécialisées doivent être utilisées à de nombreux endroits dans une entreprise. Il en résulte souvent des solutions isolées qui sont optimales en elles-mêmes, mais sous-optimales dans le contexte global. Les architectures ouvertes et les interfaces entre ces systèmes offrent la possibilité d'aligner également de manière optimale le contexte global.

Notre interface API

Notre interface API apporte une contribution importante à l'automatisation des processus. Elle permet de relier CrewBrain à d'autres solutions logicielles et donc d'échanger des données automatiquement. À l'avenir, il sera de plus en plus important que les différentes solutions logicielles "se parlent", c'est pourquoi nous permettons ici l'accès à presque toutes les données de CrewBrain.

Opportunités

Avec l'aide de notre API, un large éventail de cas d'utilisation peut être mis en œuvre. Qu'il s'agisse de la création automatisée de projets ou d'emplois (pour les activités d'entrepôt ou de bureau, par exemple) ou de la synchronisation complète avec un système de gestion de location ou un système ERP, notre API fournit ici la bonne base grâce à l'accès direct à presque toutes les données dans CrewBrain.

Documentation

Si vous souhaitez mettre en place vos propres connexions à notre API, vous trouverez la documentation nécessaire sur notre site web. Notre API est une API dite REST, qui est devenue une norme de facto sur Internet aujourd'hui. Elle peut être utilisée avec tous les langages de programmation courants et est facilement lisible et utilisable par les développeurs et les utilisateurs ambitieux.

Nouveau : WebHooks

Les connexions API classiques fonctionnent selon le principe du "pull". Cela signifie qu'un script récupère régulièrement les données actuelles et vérifie s'il y a eu des changements. Avec les WebHooks, CrewBrain supporte désormais aussi le "principe push" : si les données sont modifiées, CrewBrain peut les envoyer directement à un autre système.

Opportunités

Les WebHooks peuvent être utilisés pour déclencher automatiquement des actions lorsqu'un nouvel enregistrement est créé ou qu'un enregistrement existant est modifié ou supprimé. Cela peut être utilisé, par exemple, pour créer automatiquement un dossier dans le système de fichiers local pour chaque nouveau projet créé dans CrewBrain. Des notifications individuelles sont également possibles, par exemple au service comptable, lorsqu'un projet ou un travail est marqué comme "entièrement facturé".

Logiciels compatibles

Les WebHooks sont compatibles avec toute connexion API personnalisée. Toutefois, il existe également des plateformes spécialisées dans l'automatisation des flux de travail et qui peuvent également gérer les WebHooks. C'est le cas, par exemple, de Microsoft Power Automate ou de Zapier. Grâce à ces solutions, CrewBrain peut être relié à une variété de logiciels tels que MS Office ou G-Suite avec peu d'efforts et une interface utilisateur graphique.

Utiliser les WebHooks

Les WebHooks peuvent être créés soit via notre API, soit via l'interface utilisateur (Paramètres > WebHooks). Lorsqu'un WebHook est exécuté, il contient l'objet correspondant (par exemple le travail ou le projet) au format JSON. Toutes les informations pertinentes concernant les WebHooks et le processus se trouvent dans notre documentation API.

Interfaces avec les systèmes de gestion locative

À la fin de l'année dernière, nous avons introduit une interface avec Epirent. Entre-temps, nous avons considérablement développé cette interface, de sorte que maintenant, non seulement les commandes elles-mêmes, mais aussi les besoins en personnel, y compris le personnel prévu, peuvent être transférés. Et surtout, des interfaces similaires pour d'autres systèmes de gestion de location sont déjà en cours de réalisation.

Interfaces vers des solutions pour la comptabilité des salaires

Des données sont également régulièrement échangées entre les entreprises et les comptables ou conseillers fiscaux pour la comptabilité des salaires. Souvent, cet échange se fait encore de manière "analogique" sur papier. CrewBrain est en mesure de proposer des formats d'échange pour les solutions de paie pour les employés ayant une paie. Si vous êtes intéressé par une telle solution, n'hésitez pas à nous contacter.

Utiliser le temps pour l'automatisation des processus

Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour conduire la transformation numérique de votre propre entreprise que dans la situation actuelle.

Le temps nécessaire à une telle transformation est difficile à gérer en parallèle avec les activités quotidiennes. La crise de la Corona offre donc une opportunité qui ne se représentera pas (espérons-le) sous cette forme si tôt.

C'est précisément la raison pour laquelle il est important d'utiliser ce temps pour positionner au mieux votre propre entreprise pour l'après-crise. Car l'automatisation des processus, en particulier, vous permet d'acquérir un avantage concurrentiel qui peut être décisif lorsque les affaires reprennent.