L’organisation de grands événements – qu’il s’agisse de festivals, de concerts ou d’événements d’entreprise – pose aux organisateurs des défis en matière d’enregistrement des heures de travail. En particulier lorsque des dizaines, voire des centaines d’employés sont en service pendant de longues journées, un système numérique fiable est nécessaire pour assurer la transparence, la facturation et la sécurité juridique.
Les listes analogiques sur papier et Excel ne suffisent plus. Une documentation électronique, complète et fiable des heures de début et de fin est obligatoire et est exigée par les législateurs au niveau de l’UE ainsi que par de nombreux clients.
CrewBrain a été spécialement développé pour les projets et les événements et marque des points avec la planification basée sur les tâches pour les événements avec du personnel planifiable de manière flexible, l’enregistrement des temps via l’application pour les employés, avec horloge, mode hors ligne et support GPS, les comptes automatiques d’horaires flexibles, le calcul des primes, les rapports de voyage et de facturation. Grâce à la fonction hors ligne de l’application mobile, la saisie des temps peut être assurée de manière transparente, même en cas de mauvaise couverture réseau (par exemple lors de festivals).Pourquoi des outils comme CrewBrain sont-ils utiles ?
Comparaison de trois modèles d’enregistrement du temps
Selon le scénario d’application, il existe différentes variantes de l’enregistrement des temps :
1. pointeuse via le smartphone de l’employé
Les employés se connectent à l’aide de l’application CrewBrain et pointent à l’arrivée, au départ et à l’arrivée. Les heures sont enregistrées directement, y compris les données de localisation (en option) – idéal pour un suivi individuel sur place.
Avantages de cette variante : accès direct, documentation simple, vérification par GPS.
2. pointeuse par le chef de projet (chef d’équipe)
Le chef de projet – souvent le « chef d’équipe » sur le chantier – peut pointer l’ensemble du groupe à l’aide de son smartphone ou de sa tablette. Le pointage sélectif est possible pour chaque employé ou pour tous les employés en même temps.
Avantages de cette variante : processus de groupe rapide, niveau de contrôle élevé, aucun appareil individuel n’est nécessaire.
3. Enregistrement ultérieur des heures par le chef de projet
Si les heures n’ont pas été enregistrées localement, le chef de projet peut les saisir manuellement dans le système à une date ultérieure. Cette option est particulièrement intéressante pour les petites équipes de collaborateurs ou les équipes de confiance.
Avantages de cette variante : Flexibilité en cas de retard ou de centralisation de la documentation, par exemple si l’accès au smartphone est limité.
Autres options : Terminaux RFID sur site
Il existe également des solutions qui permettent aux employés de se connecter et de se déconnecter à des terminaux centraux à l’aide de puces RFID. Si ces terminaux sont basés sur des tablettes disponibles dans le commerce, ils peuvent également être facilement utilisés lors de festivals ou d’événements en plein air.
Les puces RFID sont combinées à des tablettes qui font office de terminaux – une installation simple et une structure robuste.
CrewBrain dispose également d’une solution de pointeuse centrale qui peut être exécutée sur des tablettes Android et qui permet de pointer les employés directement via des puces RFID. Vous trouverez de plus amples informations sur cette solution dans notre wiki.Horloge centrale dans CrewBrain
Enregistrement pratique des heures – même hors ligne
Les systèmes qui proposent une application native pour iOS et Android avec enregistrement des temps hors ligne sont idéaux. Les employés peuvent alors « pointer » même sans réseau et les données sont synchronisées ultérieurement dès que la réception est rétablie. Cela garantit que les données de temps sont correctes, complètes et conformes à la loi, même dans les zones mortes telles que les festivals en plein air.
Conclusion : Comment fonctionne l’enregistrement numérique du temps lors d’événements majeurs
| Exigence | Notre recommandation |
|---|---|
| De nombreux employés | Cadencement de groupe par la gestion de projet |
| Opérations mobiles | Application pour les employés avec GPS et mode hors ligne |
| Contrôle total et préparation des salaires | Rapports numériques, comptes de l’horaire flexible, calcul des majorations |
| Pas de réseau sur place | Horloge hors ligne, synchronisation automatique |
| Terminaux RFID sur site | Des tablettes avec des puces au lieu d’applications mobiles |
CrewBrain permet une documentation claire, conforme à la loi et sans papier – particulièrement pertinente pour le travail de nuit et le paiement des heures supplémentaires, comme l’exige la législation fiscale.Stockage conforme à la législation
Notre recommandation
Si vous êtes à la recherche d’un outil fiable pour l’enregistrement du temps lors d’événements de grande envergure, c’est ce que nous vous proposons :
- fonctionne avec différents modèles d’enregistrement des temps (application, horloge de groupe, manuel),
- peut également être utilisé hors ligne,
- fournit une préparation et des rapports de paie automatisés,
CrewBrain est une solution moderne et éprouvée. Idéale pour les festivals, les concerts et les événements de toutes tailles. Et surtout, vous pouvez tester CrewBrain pendant 45 jours sans engagement :
- Inscrivez-vous à la phase de test gratuite sur notre site web.
- Obtenez un accès immédiat à CrewBrain et configurez des accès pour votre équipe.
- Profitez de ces 45 jours pour tester toutes les fonctions et optimiser vos processus.
Offre valable jusqu’à nouvel ordre. Non valable pour les comptes existants.
Veille à n’enregistrer ta version de démonstration que via ce lien. Si la période d’essai plus longue n’est pas automatiquement attribuée à ton compte dans les 3 jours, contacte-nous simplement par e-mail ou par téléphone.
Cette publication est également disponible en de_DE : liste des langues séparées par une virgule, en_US : dernière langue.
