Dans de nombreuses entreprises, la planification de flotte est un sujet qui doit simplement fonctionner en arrière-plan. Les véhicules doivent être disponibles, les conducteurs affectés, les trajets documentés et les entretiens suivis. Tant que tout fonctionne, le processus passe presque inaperçu. Ce n’est que lorsqu’un élément manque que l’on constate toute la coordination et le travail de suivi nécessaires.
C’est précisément pour cette raison que les mêmes erreurs se produisent régulièrement en pratique : les véhicules sont planifiés trop tard, les trajets ne sont pas correctement documentés ou des échéances importantes, telles que les inspections et les contrôles techniques, passent inaperçues. Cela fait perdre du temps, complique la planification et rend l’ensemble du processus inutilement confus.
La bonne nouvelle : nombre de ces problèmes peuvent être évités si la planification de flotte n’est pas envisagée de manière isolée, mais comme une partie intégrante de la planification des missions. Voici cinq erreurs typiques qui surviennent particulièrement souvent au quotidien.
1. Les véhicules ne sont pas intégrés assez tôt à la planification des missions
Dans de nombreuses entreprises, la planification se concentre d’abord sur le personnel, les horaires et les missions. Les véhicules ne sont pris en compte que plus tard. Le problème : si l’on constate peu avant une mission qu’un véhicule adapté est encore nécessaire, la planification se transforme vite en improvisation.
En particulier lorsque plusieurs missions se déroulent en parallèle, cela entraîne rapidement des goulots d’étranglement ou un travail de coordination inutile.
Avec CrewBrain, les véhicules peuvent être affectés directement aux commandes et aux événements concernés. La flotte n’est donc pas organisée en aval, mais intégrée dès le départ à la planification des missions.
2. Le véhicule et le personnel de conduite sont planifiés séparément
Planifier un véhicule ne représente que la moitié du travail. Il est tout aussi important de savoir si le personnel de conduite adéquat a déjà été prévu. Lorsque la planification des véhicules et l’affectation du personnel sont gérées séparément, des lacunes apparaissent souvent à ce niveau.
Un véhicule est alors bien réservé pour la mission, mais on ne sait pas qui le conduira ni si la personne prévue possède les qualifications nécessaires.
CrewBrain relie précisément ces deux domaines. Les véhicules peuvent non seulement être attribués à une mission, mais il est également possible de vérifier si le personnel de conduite correspondant a déjà été affecté. De plus, la gestion des véhicules permet d’indiquer quels certificats — par exemple les permis de conduire — sont requis pour un véhicule.
3. Les trajets ne sont pas correctement documentés
Un autre problème fréquent dans la planification de flotte est l’absence de documentation des trajets ou une documentation incomplète. Les relevés kilométriques ne sont pas saisis systématiquement, les itinéraires sont seulement estimés ou les trajets doivent être reconstitués ultérieurement.
Ce n’est pas seulement peu pratique : cela entraîne aussi par la suite un travail inutile pour les justificatifs, les évaluations ou la facturation.
Avec CrewBrain, le carnet de bord est directement intégré à la saisie du temps de travail. Dès qu’un collaborateur enregistre un temps de conduite, il peut également indiquer le véhicule et le kilométrage actuel. À la fin du temps de travail, le kilométrage est de nouveau demandé et la distance est calculée automatiquement. Si souhaité, les positions GPS du début et de la fin du trajet peuvent également être enregistrées.
4. Les entretiens et inspections sont repérés trop tard
Une flotte ne doit pas seulement être planifiée : son état technique doit également être suivi. Pourtant, les intervalles d’entretien, les inspections ou les échéances de contrôle technique passent vite au second plan au quotidien, surtout lorsque ces informations sont gérées séparément.
Conséquence : les échéances sont identifiées tardivement, les véhicules ne sont pas disponibles au pire moment ou une organisation de dernière minute devient nécessaire.
Avec CrewBrain, il est possible d’enregistrer autant d’intervalles d’inspection ou de contrôle technique que nécessaire pour chaque véhicule. Le système rappelle automatiquement les vérifications à venir, qu’elles soient planifiées selon le temps écoulé ou le kilométrage.
5. Les frais de déplacement et les données des véhicules doivent ensuite être laborieusement rassemblés
Lorsque les kilométrages, les trajets et les utilisations des véhicules ne sont pas correctement enregistrés, leur traitement ultérieur devient vite inutilement complexe. Les frais de déplacement doivent être calculés manuellement, les itinéraires reconstitués ou les données rassemblées à partir de différentes sources.
Lorsque les frais de déplacement ou les coûts de trajet liés à un projet jouent un rôle, cela prend du temps et augmente le risque d’erreurs.
CrewBrain fournit ici une base de données fiable. En combinaison avec la gestion des notes de frais, les frais de déplacement peuvent être automatiquement intégrés aux décomptes correspondants sur la base du carnet de bord. Au lieu de rechercher les données après coup, il est possible de s’appuyer directement sur des informations déjà saisies et documentées.
Pourquoi une planification de flotte intégrée fait toute la différence
De nombreux problèmes liés à la planification de flotte ne surviennent pas parce que le sujet est fondamentalement complexe. Ils apparaissent parce que les véhicules, les conducteurs, le carnet de bord et les données d’entretien sont souvent organisés séparément.
C’est précisément là que réside l’avantage d’un système intégré : les informations ne sont pas créées à différents endroits, mais réunies dans un processus commun.
CrewBrain aide notamment grâce à :
- l’affectation des véhicules directement dans la mission ;
- la liaison entre le véhicule et le personnel de conduite ;
- un carnet de bord numérique intégré à la saisie du temps de travail ;
- la saisie des kilométrages et, en option, des données GPS ;
- la gestion des intervalles d’inspection et de contrôle technique ;
- l’intégration des frais de déplacement dans les notes de frais.
Conclusion
Une bonne planification de flotte ne garantit pas seulement la disponibilité des véhicules. Elle aide également à mieux coordonner les processus, à documenter les trajets de manière traçable et à réduire la charge administrative.
Avec CrewBrain, la flotte peut être organisée comme une composante fixe de la planification des missions — de l’affectation des véhicules au carnet de bord numérique, en passant par les entretiens et les frais de déplacement. Un sujet souvent géré en parallèle devient ainsi un processus structuré, offrant une bien meilleure vue d’ensemble.
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Après une phase de test à l’automne 2022, nous utilisons CrewBrain depuis décembre comme outil central de gestion de projet et de planification. C’est surtout la facilité d’utilisation pour la création de projets de plusieurs jours, ainsi que la planification intégrée du personnel et des véhicules, qui ont simplifié notre quotidien. Les conflits de planning du personnel appartiennent au passé. L’intégration de freelances et de prestataires de services facilite également le travail quotidien. De plus, nous utilisons la saisie des temps pour nos collaborateurs ainsi que l’évaluation des différents projets qui en résulte à des fins de contrôle de gestion. En résumé, il s’agit d’un très bon logiciel qui facilite le travail, associé à un excellent support répondant également aux demandes spécifiques.
– Markus Urbon, Directeur des opérations
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