Lors de l’Eurovision, BIGRIG assure, en tant qu’Official Technical Supplier, une planification fluide des interventions en coulisses grâce à CrewBrain.
Les grands événements comme l’Eurovision Song Contest comptent parmi les productions les plus exigeantes du secteur événementiel. Des centaines de membres d’équipe, des processus techniques complexes, des plannings serrés et une coordination précise nécessitent une solution fiable à tout moment.
Depuis de nombreuses années, CrewBrain est l’outil central de BIGRIG pour la planification et l’organisation des événements, qu’il s’agisse de petites productions ou de grands événements internationaux comme l’Eurovision.
Pour Matthias Rau de BIGRIG, une chose est primordiale : la stabilité et la fiabilité.
« Pour nous, peu importe que le projet soit petit ou aussi grand que l’Eurovision. Les processus doivent fonctionner de manière stable. CrewBrain nous soutient de manière fiable, quelle que soit la taille du projet. »
En tant qu’Official Technical Supplier de l’Eurovision, BIGRIG était responsable de nombreux processus techniques dans le domaine du rigging. Afin que tous les processus s’enchaînent efficacement, CrewBrain a été utilisé dans plusieurs domaines clés.
Planification centrale des équipes et des interventions
La planification du personnel est le cœur de chaque événement. Surtout lors de productions internationales avec de nombreux shifts, différents corps de métier et des changements de dernière minute, une vue d’ensemble centralisée est indispensable.
Avec CrewBrain, BIGRIG a pu coordonner de manière centralisée tous les membres de l’équipe, les horaires d’intervention et les responsabilités. Les modifications du planning pouvaient être communiquées en temps réel, permettant à tous les participants d’être toujours à jour.
Cela facilite non seulement la planification en amont, mais garantit également une transparence maximale et des temps de réaction rapides pendant la production en cours.
Organisation efficace des véhicules et des déplacements
Outre la planification des équipes, la gestion des véhicules et des déplacements a également joué un rôle décisif. Lors de grandes productions avec des équipes de tailles différentes et de nombreux arrivées et départs, une planification précise et efficace des déplacements est essentielle.
Avec CrewBrain, BIGRIG a pu organiser de manière centralisée les véhicules et les déplacements, et les associer aux différentes interventions. Cela a permis une planification continue, sans rupture de média – du voyage à l’intervention sur site.
Saisie numérique du temps de travail et gestion des frais de déplacement
La saisie du temps de travail s’est également faite entièrement via CrewBrain. Les heures de travail pouvaient être saisies directement de façon numérique et attribuées aux projets correspondants. Cela a considérablement réduit la charge administrative et simplifié le suivi de la production.
De plus, CrewBrain a facilité la gestion des frais de déplacement. Surtout lors de grandes productions avec de nombreux participants, une saisie structurée des déplacements et des frais garantit des processus nettement plus efficaces pour l’administration et la facturation.
Élaboration directe des évaluations des risques dans le système
Un aspect particulièrement important dans les productions est la sécurité. Pour BIGRIG, l’élaboration d’évaluations des risques est donc un élément central de l’organisation de projet.
Avec CrewBrain, les évaluations des risques peuvent être créées et documentées directement dans la planification du projet. Ainsi, les informations relatives à la sécurité sont toujours accessibles de manière centralisée et directement liées aux interventions concernées.
Adaptable pour les petites et grandes productions
L’utilisation lors de l’Eurovision montre à quel point CrewBrain peut être utilisé de manière flexible et évolutive dans le quotidien événementiel. Qu’il s’agisse d’un petit événement d’entreprise, d’une tournée ou d’un grand événement télévisé international, les exigences en matière de planification, de communication et d’organisation ne cessent de croître. CrewBrain aide BIGRIG à représenter ces processus de manière efficace, transparente et fiable.
Nous remercions Matthias Rau pour cet entretien et pour les aperçus de l’activité de BIGRIG lors de l’Eurovision.
Photo : ORF/Roman Zach-Kiesling
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