La mise à disposition de personnel offre de nombreuses possibilités au quotidien, mais elle comporte également certaines particularités qui peuvent rapidement devenir complexes dans la planification des missions, la saisie du temps de travail et la facturation. Il ne s’agit pas seulement d’affecter les collaborateurs adaptés à des missions, mais aussi de respecter les exigences légales, de documenter correctement les missions et de prendre en compte les particularités conventionnelles.
C’est précisément là que des problèmes surviennent souvent dans la pratique : les périodes de mission chez le client ne sont pas suivies correctement, l’Equal Pay ou les majorations spécifiques au client ne sont pris en compte qu’au prix d’un important travail manuel, ou des cas particuliers dans la saisie du temps de travail ne sont pas correctement documentés. Cela augmente non seulement la charge administrative, mais peut également avoir des conséquences juridiques et financières.
Pour que la mise à disposition de personnel fonctionne correctement au quotidien, un élément est essentiel : la transparence dans la planification, la saisie du temps de travail et la documentation. Voici cinq erreurs typiques qui surviennent régulièrement dans ce domaine, et comment les éviter.
1. Les périodes de mission chez le client ne sont pas suivies correctement
L’un des points les plus importants dans la mise à disposition de personnel est de savoir depuis combien de temps un collaborateur est déjà en mission chez un client donné. Si ces jours de mission ne sont pas suivis de manière fiable, le risque augmente de dépasser les périodes autorisées ou de ne pas repérer les interruptions nécessaires.
Lorsque de nombreuses missions s’étendent sur de longues périodes, la gestion au moyen de listes manuelles devient vite confuse.
Avec CrewBrain, il est possible d’indiquer directement pour les clients qu’il s’agit de clients liés à la mise à disposition de personnel. Des avertissements s’affichent alors automatiquement lors de la demande et de la réservation des collaborateurs. Un compteur indique le nombre de jours de mission dont dispose encore un collaborateur chez ce client. Si une interruption d’activité est nécessaire ou si la durée de mission autorisée est atteinte, cela est immédiatement visible. Les cas critiques peuvent ainsi être identifiés tôt et les erreurs de planification évitées.
2. Les conventions collectives, l’Equal Pay et les majorations spécifiques au client ne sont pas correctement pris en compte
Dans la mise à disposition de personnel, une simple facturation horaire ne suffit souvent pas. Les conventions collectives, les règles relatives à la moyenne sur 13 semaines, l’Equal Pay ou les majorations et indemnités spécifiques au client rendent rapidement la facturation complexe, surtout lorsque ces exigences sont gérées manuellement ou recalculées en dehors du système.
Cela fait perdre du temps et augmente le risque d’erreurs.
CrewBrain permet également de représenter ces particularités dans la saisie du temps de travail. Une période de facturation adaptée peut être définie pour les collaborateurs, afin de prendre en compte les exigences conventionnelles, par exemple le calcul des heures de congé, de maladie ou de jours fériés sur la base de la moyenne de 13 semaines. L’Equal Pay ainsi que les majorations et indemnités spécifiques au client peuvent également être enregistrés sous forme de composantes salariales. Celles-ci peuvent être définies directement pour le collaborateur ou selon le client. Une fois la configuration en place, les composantes correspondantes sont automatiquement identifiées et calculées pour les missions concernées.
3. Les heures contractuelles ne sont pas activement suivies
Dans la mise à disposition de personnel, il ne suffit pas de planifier les collaborateurs uniquement lorsqu’un besoin se présente. Les employeurs doivent en principe proposer à leurs collaborateurs le temps de travail convenu dans le contrat. S’il n’y a pas suffisamment de travail, les heures contractuelles non effectuées peuvent malgré tout devoir être rémunérées par l’employeur dans certaines circonstances.
C’est précisément pourquoi il est important d’identifier rapidement quels collaborateurs n’ont pas encore atteint leurs heures contractuelles au cours de la période en cours.
CrewBrain propose à cet effet un filtre spécifique permettant d’afficher précisément les collaborateurs qui n’ont pas encore rempli leur temps de travail prévu. La planification peut ainsi réagir plus rapidement et affecter les collaborateurs de manière traçable avant que des coûts inutiles ne surviennent.
4. Les missions proposées et les absences non justifiées ne sont pas correctement documentées
Dans la mise à disposition de personnel, il existe des situations dans lesquelles non seulement le temps de travail effectivement réalisé est important, mais aussi la preuve que du travail a été proposé. Un exemple typique : un collaborateur se voit proposer une mission, mais ne se présente pas au poste sans justification.
Lorsque ces situations ne sont pas documentées correctement, des incertitudes apparaissent rapidement par la suite, notamment quant à savoir si le temps de travail prévu correspondant doit être rémunéré par l’employeur ou non.
CrewBrain propose pour cela une catégorie de temps spécifique dans les absences. Il est ainsi possible de documenter qu’une mission de mise à disposition de personnel a été proposée au collaborateur, mais que celui-ci ne s’est pas présenté sans justification. Dans ce cas, le temps de travail correspondant est déduit de son temps de travail prévu. Ce cas particulier peut ainsi être représenté correctement et de manière traçable dans le système.
5. Les contrats et justificatifs engendrent une charge administrative inutile
Outre la planification des missions elle-même, la documentation fait également partie des aspects les plus exigeants de la mise à disposition de personnel. Les contrats doivent être créés, envoyés, signés puis archivés de manière à pouvoir être retrouvés ultérieurement. Lorsque cela passe par des fichiers individuels, des e-mails et des classements manuels, le processus devient vite inutilement lourd.
Avec CrewBrain, les documents spécifiques à la mise à disposition de personnel peuvent être enregistrés, générés et envoyés directement depuis la mission ou la fiche client. Depuis le 01/01/2025, les contrats de mise à disposition de personnel peuvent également être conclus par voie électronique. Les signatures numériques peuvent être obtenues directement dans le processus et le statut des contrats envoyés reste traçable à tout moment. Cela fait gagner du temps et réduit considérablement la charge administrative.
Pourquoi la transparence est si importante dans la mise à disposition de personnel
La mise à disposition de personnel implique des exigences qui vont au-delà de la planification classique du personnel. Il ne s’agit pas seulement de savoir qui travaille à quel moment, mais aussi de savoir combien de temps un collaborateur a été en mission chez quel client, si les heures contractuelles ont été remplies, quelles règles conventionnelles s’appliquent et comment les cas particuliers sont correctement documentés.
CrewBrain aide à structurer précisément ces éléments au quotidien. Cela comprend notamment :
- l’identification des clients liés à la mise à disposition de personnel directement dans la fiche client
- l’affichage automatique des jours de mission encore disponibles pour chaque collaborateur et chaque client
- des avertissements lorsqu’une interruption d’activité est nécessaire
- la prise en compte des conventions collectives et de la moyenne sur 13 semaines
- l’Equal Pay ainsi que les majorations et indemnités liées au client
- un filtre pour les collaborateurs n’ayant pas encore rempli leur temps de travail prévu
- des catégories de temps spécifiques pour les cas particuliers liés à la mise à disposition de personnel
- la création, l’envoi et la signature numériques des documents liés à la mise à disposition de personnel
Conclusion
De nombreux problèmes dans la mise à disposition de personnel ne surviennent pas seulement dans des cas particuliers complexes, mais dès lors que la planification, la saisie du temps de travail et la documentation manquent de transparence. Cela peut rapidement devenir coûteux, chronophage ou source d’erreurs.
Avec CrewBrain, la mise à disposition de personnel peut être organisée de manière beaucoup plus structurée. Les jours de mission, les heures contractuelles, les particularités conventionnelles, les interruptions et les cas spécifiques de saisie du temps de travail restent sous contrôle, tandis que les contrats et justificatifs peuvent être gérés directement dans le système. En pratique, une gestion structurée des missions, des temps et des documents permet également d’être mieux préparé aux demandes de précisions ou à d’éventuels contrôles.
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– Tobias Meierling, Directeur général
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