Comment connecter CrewBrain à Microsoft Office 365 – en quelques minutes seulement

Depuis le début du mois de juin, CrewBrain offre la possibilité d’échanger directement des données avec Microsoft Office 365. La synchronisation O365 est automatiquement disponible dans tous nos plans Entreprise et permet l’échange direct de données avec les outils Office tels que Microsoft Outlook et Teams.

Les avantages de la nouvelle synchronisation avec Office 365 en un coup d’œil

La nouvelle synchronisation avec Microsoft Office 365 offre de nombreux avantages aux utilisateurs de CrewBrain :

Les demandes & réservations ainsi que les jours de vacances sont automatiquement transférés vers Office 365 et y sont tenus à jour.
Le transfert de données s’effectue en peu de temps (généralement 1 à 2 minutes) pour les éléments créés dans CrewBrain.
Les éléments du calendrier sont transférés vers n’importe quel calendrier Outlook (généralement le calendrier par défaut de l’utilisateur) et non vers des calendriers séparés comme c’est le cas avec les abonnements iCal, par exemple
L’utilisateur a toujours un aperçu de son calendrier Outlook dans CrewBrain et les dispatchers peuvent immédiatement voir qui est disponible et quand.
Les congés demandés sont immédiatement « bloqués » dans Outlook, de sorte qu’aucun autre rendez-vous ne peut être pris pour ce jour, non seulement dans CrewBrain mais aussi dans Outlook.

Configuration de la synchronisation avec Microsoft Office 365

Pour configurer la synchronisation automatique, une application correspondante pour CrewBrain doit d’abord être créée dans Microsoft Azure. Cela doit être fait par un administrateur du locataire Microsoft respectif. Les informations sur le processus et les informations à stocker peuvent être trouvées dans nos articles wiki sur Office 365-Sync et Single-Sign-On avec Microsoft Azure.

À propos : Les clients qui utilisent la synchronisation avec Office 365 ont aussi automatiquement accès à l’authentification unique avec Microsoft Azure !

Créer un lien vers le calendrier personnel Outlook

Chaque utilisateur doit créer le lien vers son calendrier personnel Outlook. Pour ce faire, le lien est lancé en appuyant sur un bouton sous Mon compte > Office 365 et les autorisations nécessaires sont demandées à Microsoft. L’utilisateur peut ensuite sélectionner différentes options et configurer la synchronisation :

Calendrier : Le calendrier par défaut est généralement présélectionné. Il est également possible de sélectionner un autre calendrier Outlook comme destination.
Envoyer des demandes et des réservations : cette option est activée par défaut. Dans l’option, vous pouvez cependant choisir si les tâches réservées et demandées, ou éventuellement seulement les tâches réservées, doivent être transférées, et si les entrées de vacances doivent être transférées.
Récupérer les rendez-vous d’O365 : Cette option permet d’indiquer si les rendez-vous du calendrier Outlook doivent être affichés en tant que calendriers externes dans CrewBrain. Le système configure automatiquement en arrière-plan un calendrier externe correspondant dans CrewBrain, qui peut ensuite également être utilisé par les dispatchers pour vérifier les chevauchements.

Le transfert des données vers Office 365 s’effectue en quelques minutes lorsque de nouvelles demandes, réservations ou entrées de vacances sont créées. L’extraction des données d’Outlook se fait actuellement encore à intervalles réguliers toutes les 3-4 heures, mais nous travaillons déjà à traiter les modifications d’Office 365 en quelques minutes.

How you can try thee synchronization with Office 365 for 30 days

Do you already have a CrewBrain account? Then simply open the sync settings under My Account > Office 365. If any configurations are still necessary, the system will inform you. Otherwise, you can start the test straight away.

Even if you don’t have a CrewBrain account yet, it’s very easy: