Nombreuses extensions et un aperçu de la Prolight + Sound 2023

Départements et succursales pour les projets et les emplois

Depuis l'introduction de la possibilité de diviser les entreprises en départements et en succursales, la question s'est posée à plusieurs reprises de savoir si les projets et les emplois pouvaient également être divisés en conséquence. C'est exactement ce que permettra la nouvelle mise à jour.

Activer la fonction

Pour diviser les projets et les emplois en départements, il faut d'abord activer cette fonction dans Administration​ > Projets > Préférences ou Administration > Emplois > Préférences. Ensuite, des menus déroulants supplémentaires pour la sélection d'une succursale et d'un département sont disponibles dans la boîte de dialogue pour les travaux et les projets.

Filtrage

Bien entendu, toutes les vues du calendrier peuvent désormais être filtrées par succursales et départements. De cette manière, les emplois d'un département ou d'un site donné peuvent être affichés facilement et rapidement.

Défaut

La manière dont les champs sont préaffectés pour les nouveaux enregistrements peut être définie dans Administration​ > Projets > Préférences ou Administration > Emplois > Préférences. Les valeurs possibles sont "pas de préaffectation" (vide) ou "département / lieu de l'utilisateur".

Calculs et encarts de facturation

La fonction de calcul et d'insertion de factures est de plus en plus populaire. Cependant, jusqu'à présent, une limitation majeure était que les heures de travail des employés étaient transférées 1:1 vers l'insertion de la facture. Avec la nouvelle mise à jour, il est désormais possible de les modifier individuellement.

Vue séparée

Il existe désormais une vue distincte dans les travaux pour les heures de travail de l'insertion de la facture. Pour y accéder, cliquez sur l'horloge de l'un des employés de l'encartage ou sur l'horloge dans les onglets du haut, puis sélectionnez l'option "Encartage de factures" dans le menu déroulant des employés.

Arrondi automatique

Si vous le souhaitez, CrewBrain peut arrondir les temps automatiquement – indépendamment de l'algorithme d'arrondi défini pour les employés. Pour ce faire, un algorithme d'arrondi peut être enregistré dans chaque liste de prix, qui sera ensuite appliqué à l'insertion de la facture.

Cacher les heures de travail

Le menu contextuel (les trois points à la fin d'une ligne) permet de masquer complètement un temps de travail dans le supplément à la facture. En outre, le bouton "Paramètres" du supplément à la facture permet également de masquer complètement des catégories de temps entières.

Adapter le temps de travail

La colonne colorée dans la vue des temps de travail de l'encart de facturation permet un ajustement individuel des temps de travail de l'encart de facturation. La couleur indique si les temps d'un enregistrement de données diffèrent : le vert correspond à des temps identiques, l'orange à des temps différents et le rouge à des temps masqués.

Prix de détail et prix d'achat pour les dépenses fixes

Lors de la saisie des dépenses, il est également possible, à partir de cette version, de saisir des montants différents pour l'achat et la vente au détail, ce qui rend le calcul de la marge encore plus précis.

"Disponible" pour les free-lances

Jusqu'à présent, CrewBrain ne pouvait enregistrer que les périodes pendant lesquelles une personne n'était pas disponible (par exemple, les vacances ou simplement les absences pour les free-lances). A partir de cette version, il est également possible d'enregistrer les périodes pendant lesquelles les free-lances sont explicitement "disponibles".

Catégories propres

Il existe désormais des catégories d'absence pour les free-lances, qui peuvent être enregistrées sous Administration > Vacances et absences > Catégories. Par défaut, le système crée deux catégories (disponible et indisponible), mais celles-ci peuvent être étendues et codées par couleur selon les besoins.

Saisir les données

Les free-lances peuvent saisir les présences et les absences comme d'habitude via une vue des disponibilités, dans laquelle ils n'ont qu'à cliquer sur les jours correspondants. L'enregistrement des périodes de temps est ainsi simple et intuitif, et les planificateurs peuvent ensuite consulter les informations dans diverses vues du calendrier et dans la boîte de dialogue de demande.

Enregistrement du temps

Dans les grandes entreprises en particulier, il est difficile de suivre toutes les personnes dans l'enregistrement des temps. C'est pourquoi la mise à jour comprend des ajustements liés aux départements ainsi qu'une vue d'ensemble des composantes salariales.

Départements

Dans la saisie des temps, il est désormais possible d'obtenir des aperçus pour les différents départements et donc de filtrer vers ces départements. En outre, la vue d'ensemble peut être regroupée et subdivisée en fonction des départements.

Composantes salariales

Jusqu'à présent, les éléments salariaux n'étaient affichés qu'au niveau des personnes individuelles. À l'avenir, ils seront également affichés dans la vue d'ensemble et pourront donc être exportés clairement sous la forme d'un document CSV ou Excel.

Nouveaux droits des utilisateurs

Comme dans la plupart des mises à jour, de nouveaux droits peuvent être attribués via les groupes d'utilisateurs.

Accès à "Accès et réglages"

L'onglet "Accès et paramètres" pour les employés, les indépendants et les prestataires de services dans les données de base peut désormais être attribué en tant que droit unique. Même si un utilisateur a un accès en écriture aux enregistrements de données, il ne doit pas nécessairement être en mesure d'activer l'accès directement.

Se proposer pour un emploi

Jusqu'à présent, la question de savoir si un employé ou un travailleur indépendant pouvait se proposer activement pour un emploi ne pouvait être définie que globalement. Désormais, cette question peut également être réglée par l'intermédiaire des groupes d'utilisateurs, de sorte que des réglementations différentes peuvent s'appliquer à des personnes différentes.

Commentaire

Les commentaires sur les emplois, les tâches et les projets peuvent désormais être activés ou désactivés individuellement pour chaque groupe d'utilisateurs.

Position GPS

L'enregistrement de la position GPS lors de l'enregistrement des heures de travail peut désormais également être contrôlé via les groupes d'utilisateurs et n'est donc plus nécessairement actif pour tous les utilisateurs du système lorsqu'il est allumé.

Autres ajustements

Comme d'habitude, il y a aussi beaucoup d'autres ajustements mineurs que nous aimerions partager avec vous.

Verrouillage des comptes

Il arrive parfois qu'un utilisateur bloque son compte (par exemple, mot de passe erroné trop souvent saisi). Désormais, une notification automatique est envoyée aux administrateurs dans ces cas-là, afin que le blocage puisse être levé à nouveau dans les plus brefs délais.

Statut des tâches

Il est désormais possible d'attribuer un statut aux tâches. Comme pour le statut des projets et des tâches, celui-ci peut être individualisé dans l'administration, de sorte qu'il est possible de spécifier encore plus précisément le statut actuel des tâches, en plus de "ouvert" et "terminé".

Besoin de personnel dans la vue du bar

L'affichage des barres dans le calendrier montre maintenant aussi les besoins en personnel pour chaque travail lorsque l'affichage est basculé sur "Travaux".

Évaluations des risques

Lors du Prolight + Sound, nous avons eu de nombreuses conversations intéressantes sur l'évaluation des risques, que nous avons déjà présentée dans la dernière mise à jour. Si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, notre support se fera un plaisir de répondre à vos questions ou de vous donner un test gratuit de ce module.