Une gestion des tâches facilitée

Listes de tâches

La gestion des tâches fait partie de CrewBrain depuis plusieurs années maintenant. Cependant, jusqu'à présent, la gestion des tâches se limitait aux projets et aux emplois et à une liste par utilisateur.

Avec la nouvelle version de CrewBrain, nous introduisons des listes de tâches individuelles, que chaque utilisateur peut créer et également partager avec d'autres utilisateurs.

Organiser les tâches en listes

Le module des tâches sera à l'avenir constitué de listes individuelles dans lesquelles les utilisateurs pourront saisir et trier leurs tâches. De nouvelles listes peuvent être créées et remplies de tâches en quelques clics seulement. Une série de "listes magiques" permet d'accéder aux tâches importantes (par exemple "qui me sont assignées" ou "en retard"). 

Partager des listes avec d'autres utilisateurs

Les listes peuvent être facilement et rapidement partagées avec d'autres utilisateurs. Un bouton correspondant se trouve à cet effet dans le coin supérieur droit de l'affichage du bureau. Une liste de tâches peut être partagée soit avec des utilisateurs, des groupes d'utilisateurs ou des services entiers. Bien entendu, des combinaisons des trois variantes sont également possibles.

Les dossiers fournissent une vue d'ensemble rapide

Afin de classer le plus grand nombre possible de listes de tâches de manière judicieuse, elles peuvent être stockées dans des dossiers. Cela est également possible avec les listes partagées, où chaque utilisateur peut stocker la liste dans n'importe lequel de ses propres dossiers sans affecter l'ordre des autres utilisateurs.

Déplacer les tâches par glisser-déposer

Les tâches, listes et dossiers peuvent être déplacés facilement et rapidement par glisser-déposer dans l'interface. De cette façon, non seulement l'ordre des tâches, mais aussi l'ordre des listes et des dossiers peuvent être modifiés intuitivement. 

Nouveau dialogue pour les tâches

Au cours de la mise en œuvre des listes de tâches, nous avons également révisé le dialogue des tâches et ajouté quelques nouvelles fonctionnalités.

Description et commentaires

La description d'une tâche ainsi que les commentaires sont désormais affichés de façon bien visible avec de grands champs de texte au centre de l'écran immédiatement après l'ouverture. À gauche de celui-ci se trouve une petite navigation, qui permet de passer aux sous-tâches et à l'enregistrement du temps pour la tâche.

Aperçu rapide des progrès réalisés

L'état actuel et l'avancement d'une tâche peuvent être consultés dans la colonne de droite de l'aperçu. En plus des informations sur les personnes à qui la tâche est attribuée, vous trouverez également des informations sur l'avancement des sous-tâches et les heures de travail déjà enregistrées.

Documents sur les tâches

À l'avenir, les documents pourront également être téléchargés pour les tâches. Ces documents sont alors automatiquement mis à la disposition de toutes les personnes qui peuvent accéder à la tâche en question.

Données supplémentaires pour les tâches

Il est désormais également possible d'activer des champs de données supplémentaires dans les paramètres des tâches. Ainsi, ils peuvent stocker des informations individuelles dans des champs structurés.

Modèles de tâches

Dans les paramètres, il est maintenant possible de définir des modèles pour les tâches. Pour chaque modèle, il est possible de définir des types de tâches pour lesquels la tâche doit être créée automatiquement.

Création automatique de tâches

Si un nouvel emploi est créé avec l'un des types mentionnés dans le modèle, le système crée automatiquement les tâches à partir des modèles. Il est ainsi possible de créer des listes de contrôle prêtes à l'emploi qui peuvent être traitées dans chaque emploi. Les tâches sont également créées lorsque l'emploi est créé via notre API.

Responsables et date d'échéance

Une personne responsable peut également être définie pour les modèles. Outre les "vrais" utilisateurs, il est possible de sélectionner ici le planificateur ou le chef de projet correspondant, qui est ensuite déterminé et défini correctement en fonction de la tâche. La date d'échéance peut également être calculée individuellement en fonction de la date du travail, de sorte que la tâche soit due, par exemple, une semaine avant le début du travail.

Liste des équipements et du matériel de travail

Dans de nombreuses entreprises, les employés reçoivent de leur employeur des équipements de travail. À l'avenir, ces équipements pourront également être enregistrés et suivis dans CrewBrain.

Liste de matériel

Pour chaque employé, une liste des matériaux et des équipements de travail peut être maintenue dans les données de base. Différentes informations peuvent être enregistrées pour chaque équipement de travail, qui peuvent être utilisées pour identifier de manière unique l'objet respectif. Des champs supplémentaires pour la date d'émission et de retour permettent de voir à tout moment où se trouve l'équipement de travail.

Contrôles réguliers

Pour chaque équipement de travail, il est possible de définir si et dans quel intervalle un contrôle est nécessaire. De cette façon, CrewBrain rappelle à temps si un contrôle est dû et demande à l'employé de le faire. Le résultat de chaque contrôle peut également être enregistré dans CrewBrain et vous offre ainsi une documentation complète.

Autres adaptations et extensions

En plus des grands thèmes mentionnés ci-dessus, il y a bien sûr aussi quelques ajustements mineurs.

Extension de la connexion des sous-traitants

Dans le cadre de la sous-traitance, les documents seront également transférés à l'avenir. Si le client a stocké des documents dans son projet, sa tâche ou sa tâche principale, ceux-ci sont également automatiquement affichés dans le compte du sous-traitant. En outre, il est possible de définir pour chaque client si les sous-postes d'un projet ou d'un travail principal doivent également être repris si aucune demande explicite n'existe à cet effet.

Pauses payées pour les facturations

Pour les employés dont les relevés sont basés sur les heures, les forfaits ou les taux journaliers, il sera possible à l'avenir de payer les pauses en option. Une nouvelle option existe à cet effet dans la période de relevé, avec laquelle cette fonction peut être activée pour chaque employé.

Sauvegarde des documents

La nécessité de "télécharger" explicitement des documents a parfois suscité une certaine confusion. À l'avenir, les documents seront donc également téléchargés lorsque l'utilisateur cliquera directement sur "Enregistrer". Les commentaires font exception à cette règle : ils doivent être envoyés explicitement et ce n'est qu'à ce moment-là que les documents y seront joints.

Optimisation pour les lieux

Pour les lieux, le code postal est désormais également affiché dans les données de base. Il est ainsi plus facile de distinguer les lieux ayant un nom identique ou similaire. En outre, l'affichage des lieux a été optimisé pour les employés qui sont sollicités pour un emploi. Ces employés peuvent désormais également accéder au profil du lieu (à condition qu'ils disposent des droits appropriés).

Nouveaux droits

Les groupes d'utilisateurs ont également été à nouveau élargis dans cette version. Désormais, l'accès à la date et au lieu de naissance pour les indépendants et les employés peut être contrôlé individuellement et indépendamment d'autres attributs comme l'adresse.

Passez à CrewBrain maintenant

Entre-temps, près de 70 % de nos clients sont passés à CrewBrain et nous sommes heureux des réactions positives que nous continuons à recevoir.

Mises à jour futures

Comme la maintenance de deux systèmes est extrêmement longue, nous avons décidé de ne publier les futures mises à jour que pour CrewBrain. Cela s'applique déjà aux nouvelles fonctionnalités mentionnées dans cette info mise à jour.

Bien sûr, GigPlaner est toujours à votre disposition, mais seules les mises à jour de sécurité y seront installées.

Changer maintenant

Pour passer à CrewBrain avec votre compte, vous pouvez simplement vous connecter à CrewBrain et ensuite cliquer sur "Switch now" sous General dans Settigns. Cela redirigera automatiquement vos employés vers CrewBrain lorsqu'ils accèderont à GigPlaner et activeront la dernière version de CrewBrain pour vous.