Le développement durable prend de plus en plus d’importance dans le secteur de l’événementiel. Tant les organisateurs que les visiteurs attendent de plus en plus des concepts respectueux de l’environnement, qu’il s’agisse de l’utilisation économe des ressources ou de la réduction des émissions de CO₂. Les logiciels de gestion d’événements jouent un rôle clé à cet égard : Les plateformes modernes offrent des fonctions telles que les billets numériques, l’inscription en ligne, la liste d’invités numérique et la gestion des ressources qui réduisent spécifiquement les déchets et la consommation de papier. Les solutions logicielles peuvent ainsi contribuer à réduire considérablement l’empreinte écologique d’un événement tout en accélérant les processus.
Des outils numériques pour des événements plus durables
L’inscription numérique et le contrôle des admissions permettent d’économiser des quantités considérables de papier et de coûts d’impression. L’enregistrement en ligne remplace les formulaires et les listes imprimés. Cependant, ces systèmes ne sont pas seulement intéressants pour la gestion des visiteurs : les systèmes numériques peuvent également réduire de manière significative le temps nécessaire pour signaler le personnel aux autorités de police (par exemple, lors d’événements avec des hommes politiques).
Dans le même temps, ces systèmes permettent de collecter des données ciblées (par exemple pour les demandes de restauration ou d’hôtellerie) afin de planifier la nourriture et les services en fonction de la demande et d’éviter la surproduction. Les billets numériques avec codes QR raccourcissent également le processus d’admission et évitent les files d’attente ennuyeuses, sans qu’il soit nécessaire d’avoir des billets imprimés.
Les applications événementielles contribuent également à la durabilité. De nombreux événements fournissent désormais des programmes, des billets ou des agendas sous forme numérique via une application. Les invités peuvent consulter toutes les informations importantes sur leur smartphone ou leur tablette au lieu de devoir distribuer des documents imprimés. En outre, les applications offrent des fonctions interactives (enquêtes en direct, outils de mise en réseau, formulaires de retour d’information) qui améliorent l’expérience des participants et remplacent en même temps les processus papier.
Planification intelligente du personnel et des ressources
La planification interne bénéficie également des logiciels : la planification numérique des effectifs permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. Au lieu de créer manuellement des tableaux de service, les systèmes en nuage peuvent résumer et traiter les données sous différentes formes et ainsi, par exemple, assurer le respect des lois sur le temps de travail, mais aussi mettre en évidence les préférences et les qualifications des salariés. Il en résulte des cycles de planification plus courts et moins d’erreurs administratives. Les employés ont un accès immédiat à leurs plans de travail par le biais d’une application ou d’un navigateur, peuvent spécifier leurs disponibilités et introduire des demandes.
Le covoiturage numérique entre employés permet non seulement d’économiser du carburant, mais aussi de gagner beaucoup de temps. Si tout le monde sait immédiatement où et quand commence une équipe et quel matériel doit être transporté grâce à un aperçu numérique, les trajets inutiles sont réduits au minimum.
Autre avantage : la planification automatisée permet d’éviter les capacités inutiles en personnel. Le logiciel de planification permet aux dispatchers d’avoir à tout moment une vue d’ensemble des ressources disponibles et de leur utilisation, et d’optimiser les heures de travail.
La communication devient également de plus en plus importante. Plus un site de production est en réseau, moins il y a de choses inutiles à faire – un levier de durabilité qu’il ne faut pas sous-estimer, et pas seulement en termes d’aspects environnementaux. La durabilité est également payante en termes de personnel, par exemple en réduisant la rotation du personnel et les coûts de formation qui en découlent, et bien d’autres choses encore. Plus la communication au sein de l’entreprise et pour l’événement en question est bonne, meilleure est la durabilité. Les solutions logicielles numériques y contribuent également en fournissant les coordonnées des personnes concernées en fonction de l’événement.
Un incroyable trésor de données
Le point le plus important et le plus souvent négligé est peut-être la richesse des données créées sur de longues périodes par les solutions numériques. En effet, tous les processus déjà documentés numériquement peuvent également être évalués numériquement à une date ultérieure. Il s’agit là d’un levier souvent sous-estimé, car il est possible d’apprendre énormément de choses, notamment à partir d’événements passés.
Combien d’employés étaient réellement nécessaires, à quel moment et à quel endroit ? Où y a-t-il eu des surcapacités ou des goulets d’étranglement ? L’optimisation à long terme de l’utilisation des ressources conduit automatiquement à un déploiement durable du personnel lors des événements ultérieurs.
Les avantages en un coup d’œil
Dans l’ensemble, ces exemples montrent que l’utilisation d’un logiciel événementiel rend l’organisation d’événements plus efficace et plus durable. Les organisateurs gagnent du temps, économisent du papier et réduisent les coûts en mettant en place de nombreux processus numériques (inscription numérique, billets numériques, application pour l’événement au lieu d’un livret de programme, etc.) En même temps, les outils intelligents permettent une meilleure planification des ressources (par exemple pour la restauration ou le déploiement du personnel) et minimisent la surproduction.
Cela s’avère payant à long terme : Les événements durables protègent non seulement l’environnement et le climat, mais améliorent également l’image de l’événement. Ils signalent aux participants et aux partenaires que l’entreprise agit de manière responsable. En outre, les coûts sont souvent réduits (moins d’impression, moins de déchets, moins de consommation d’énergie). Cela montre que la numérisation et la durabilité vont de pair. En utilisant correctement les logiciels, les professionnels de l’événementiel peuvent rendre leurs événements plus écologiques sans sacrifier la commodité ou le professionnalisme.
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