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Chers clients,
Dans quelques semaines, le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE entrera en vigueur. C’est pourquoi nous nous sommes concentrés à nouveau le mois dernier sur la mise à jour du GigPlaner pour être conforme à la nouvelle législation. Avec la nouvelle version, qui sera disponible comme d’habitude à partir de demain, nous vous fournirons les derniers outils nécessaires pour répondre aux exigences du RGPD de l’UE concernant le GigPlaner.
Bien que le RGPD de l’UE soit un sujet très vaste, nous avons également trouvé beaucoup de temps pour des améliorations en même temps. Ainsi, il est possible à partir de cette version de définir des disponents pour chaque événement ou d’enregistrer la charge maximale possible pour les véhicules. Nous avons également étendu le tableau de bord avec deux nouveaux widgets, que je souhaite vous présenter dans le cadre de cette newsletter.
J’espère que vous apprécierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite le meilleur
Sven Schlotthauer
Le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE
Le 25 mai, le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE entre en vigueur. À partir de ce moment, les règles les plus strictes au monde en matière de protection des données personnelles s’appliqueront au sein de l’UE. Cela inclut également les données concernant vos employés que vous saisissez dans le GigPlaner.
Masquer les données personnelles
Une partie du RGPD de l’UE est la règle de base de l’économie des données. En principe, seules les données personnelles pour lesquelles une base légale correspondante existe et qui sont réellement nécessaires peuvent être enregistrées. Pour cette raison, il est désormais possible dans le GigPlaner de masquer des champs individuels des données de base des employés. Vous trouverez les paramètres nécessaires dans les paramètres sous le nouvel élément de menu Données personnelles. Vous pouvez y définir, par exemple, si l’adresse d’un employé doit être enregistrée (obligatoire), peut être enregistrée (facultatif) ou ne doit pas être enregistrée du tout. La question de savoir si et quelles données de vos employés vous pouvez collecter doit être vérifiée et pesée individuellement pour chaque type de données.
Désactiver les données de base
Si un employé démissionne, vous pouvez le désactiver rapidement et facilement dans le GigPlaner. Les données des employés désactivés sont initialement conservées (voir la section suivante sur le concept de suppression), mais l’employé ne peut plus se connecter et n’est plus facturé dans les tarifs. Toutes les heures de travail, déclarations, enregistrements de temps, compte de temps de travail, etc. sont conservés et peuvent toujours être consultés. Si nécessaire, vous pouvez réactiver l’employé pour qu’il puisse se reconnecter. La même procédure est possible pour les freelances, sous-traitants et même les véhicules.
Concept de suppression
Le RGPD de l’UE vous oblige à supprimer immédiatement toutes les données dont vous n’avez plus besoin. À cet égard, vous êtes également tenu de fournir des informations à vos employés sur la durée de conservation des données et les critères de suppression. Le GigPlaner vous soutient à partir de cette version avec un concept de suppression automatisé, qui entre en vigueur quelques mois après que vous ayez désactivé un employé. Une description détaillée des étapes individuelles du concept de suppression peut être trouvée dans le GigPlaner dans les paramètres sous l’élément Données personnelles. Dans le cadre du concept de suppression, les heures de travail ou les informations de délai ne sont jamais supprimées, et même les déclarations sont conservées indéfiniment. Vous serez informé de la suppression par e-mail cinq jours avant toute étape de ce concept de suppression. Si les données sont encore nécessaires à ce moment-là, vous pouvez réactiver l’employé pour empêcher la suppression.
Extension du tableau de bord
Dans la dernière version, nous avons introduit le tableau de bord, qui vous permet de créer des vues d’ensemble personnalisées. Les retours sur cette nouvelle fonctionnalité ont été constamment positifs, mais en même temps des idées pour de nouveaux widgets ont également été partagées. Avec cette version, nous en avons implémenté deux.
Verrouiller le tableau de bord
Pour protéger les tableaux de bord des modifications accidentelles, vous pouvez maintenant les verrouiller. Avec un tel tableau de bord, ni les widgets ni les widgets existants ne peuvent être ajoutés. Cela s’applique non seulement à la position des widgets, mais aussi à la couleur et à d’autres paramètres. Bien sûr, vous pouvez également annuler le verrouillage du tableau de bord à tout moment en utilisant le bouton Modifier le tableau de bord, afin de pouvoir apporter à nouveau des modifications.
Nouveaux widgets de tableau de bord
- Le widget Horloge centrale vous donne la possibilité de tamponner des employés individuels à partir d’une liste d’employés. Par exemple, vous pouvez utiliser ce widget pour offrir à vos employés une horloge centrale dans votre entreprise, ou pour permettre aux disponents de les tamponner à l’entrée et à la sortie. Veuillez respecter la politique de confidentialité, surtout lorsqu’il est utilisé comme horloge centrale dans vos locaux.
- Avec le widget Comptes du personnel, vous avez toujours à l’esprit les comptes de congés et de temps de travail de vos employés dans le tableau de bord.
Extension des véhicules
En plus des employés, freelances et sous-traitants, les véhicules peuvent également être planifiés avec le GigPlaner. Avec cette version, nous avons étendu cette fonctionnalité par deux points petits mais assez utiles : les véhicules libres peuvent désormais également être équipés de conducteur et de passagers, et la charge utile maximale pour chaque véhicule peut être enregistrée. Si vous entrez la charge utile maximale pour vos véhicules dans les données de base, le GigPlaner calcule automatiquement la capacité totale de tous les véhicules planifiés dans un événement. De plus, la capacité est affichée comme critère de sélection dans la boîte de dialogue de demande.
Disponent fixe pour chaque événement
Dans chaque événement, vous pouvez définir un disponent à partir de cette version. Par défaut, l’employé qui crée l’événement est toujours inscrit ici. Cependant, tout (et plusieurs) employés peuvent être inscrits en tant que disponents pour un événement. Sur demande, vous pouvez également modifier les paramètres pour garantir que tous les e-mails pour cet événement sont envoyés à ces personnes à partir de la date à laquelle le disponent est défini pour un événement. Vous trouverez le paramètre nécessaire dans les paramètres sous l’élément de menu E-Mail.
Extension des certificats
Pour les certificats d’employé, il est désormais possible de définir différents types dans les paramètres sous l’élément de menu Employés. Pour chaque type, vous pouvez spécifier si un certificat correspondant est limité dans le temps et si le certificat est obligatoire pour les employés, freelances ou sous-traitants. Si un certificat est obligatoire, vous serez informé lorsque vous demanderez un employé si aucun certificat n’est enregistré pour lui. De plus, les employés reçoivent une info que ces certificats doivent encore être déposés.
Autres changements
Contenu original :
Dear customers,
in a few weeks, the EU General Data Protection Regulation will come into force. That's why we focused once again last month on making the GigPlaner ready for the new legislation. With the new version, which will be available to you as usual from tomorrow, we will provide you with the last tools you need to meet the requirements of the EU DSGVO with regard to the GigPlaner.
Although the EU GDPR is a very extensive topic, we also found a lot of time for improvements at the same time. So it is possible from this version to define disponents for each event or to record the maximum possible load for vehicles. We have also extended the dashboard with two new widgets, which I would like to introduce to you in the context of this newsletter.
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
The EU General Data Protection Regulation
On May 25, the EU General Data Protection Regulation enters into force. From then on, the world's most stringent rules on the protection of personal data apply within the EU. This also includes the data about your employees that you enter in the GigPlaner.
Hide personal data
One part of the EU GDPR is the basic rule of data economy. In principle, only those personal data may be recorded for which a corresponding legal basis exists and which are actually required. For this reason it is now possible in the GigPlaner to hide individual fields of employee base data. You will find the necessary settings in the settings under the new menu item Personal data. There you can define, for example, whether the address of an employee must be recorded (required), can be recorded (optional) or may not be recorded at all. The question of whether and which data of your employees you can collect should be checked and weighed individually for each data type.
Deactivate base data
If an employee quits, you can quickly and easily deactivate him in the GigPlaner. The data of deactivated employees are initially retained (see the next section on the deletion concept), but the employee can no longer log in and is no longer charged within the tariffs. All working hours, statements, the time recording, the flexitime account, etc. are retained and can still be accessed. If necessary, you can reactivate the employee so that he can log in again. The same procedure is possible for freelancers, subcontractors and even vehicles.
Deletion concept
The EU GDPR obliges you to immediately delete all data that you no longer need. In this regard, you are also obliged to provide information to your employees on how long the data is stored and the criteria for the deletion. The GigPlaner supports you starting from this version with an automated deletion concept, which comes into force some months after you deactivated an employee. A detailed description of the individual steps of the deletion concept can be found in the GigPlaner in the settings under the item Personal data. Within the scope of the deletion concept, working hours or deadline information are never deleted, and even statements are retained indefinitely. You will be informed of the deletion by e-mail five days before any step of this deletion concept. If the data is still needed at this time, you can reactivate the employee in this case to prevent the deletion.
Extension of the dashboard
In the last version we introduced the Dashboard, which allows you to create custom overviews. The feedback on this new feature was consistently positive, but at the same time ideas for new widgets were also shared. With this release, we have implemented two of them.
Lock dashboard
To protect dashboards from accidental changes, you can lock these now. With such a dashboard, neither widgets nor existing widgets can be added. This not only applies to the position of the widgets, but also to the color and other settings. Of course, you can also override the lock of the dashboard at any time using the button Edit Dashboard, in order to then be able to make changes again.
New dashboard widgets
- The Central Time Clock widget gives you the option of stamping individual employees based on an employee list. For example, you can use this widget to offer your employees a central time clock in your company, or to let disponents stamp them in and out. Please observe the privacy policy especially when used as the central time clock in your rooms.
- With the Personnel Accounts Widget, you always have the holiday and working time accounts of your employees in mind in the Dashboard.
Extension of the vehicles
In addition to employees, freelancers and subcontractors, vehicles can also be scheduled with the GigPlaner. With this version, we have extended this feature by two small but quite useful points: free vehicles can now also be equipped with driver and passengers, and the maximum payload for each vehicle can be recorded. If you enter the maximum payload for your vehicles in the base data, the GigPlaner automatically calculates the total capacity of all vehicles scheduled in an event. In addition, the capacity is displayed as a selection criterion in the request dialog.
Fixed disponent for each event
In each event you can define a disponent from this version on. By default, the employee who creates the event is always entered here. However, any (and several) employees can be entered as disponents for an event. On request, you can also change the settings to ensure that all emails for this event are sent to these persons as of the date on which the disponent is defined for an event. You will find the necessary setting in the settings under the menu item E-Mail.
Extension of the certificates
For employee certificates it is now possible to define different types in the settings under the menu item Employees. For each type you can specify whether a corresponding certificate is limited in time and whether the certificate is mandatory for employees, freelancers or subcontractors. If a certificate is mandatory you will be informed when you request an emplyoee if no certificate is stored for him. In addition, the employees receive an info that these certificates are still to deposit.
Further changes
- From now on, the request and booking emails also contain information about the wage of an employee. This is always the case if the employee is authorized to view his own statements and a corresponding daily rate, hourly or flat-rate is deposited.
- Working hours can be transferred via the day view. For example, it is possible to move free times to an event. To do this select the entry Working times in the dropdown in the day view and click on a working time.
- In addition to the orange (second request on this day) and the red (exact overlapping) triangle, there is an additional gray triangle starting with this version. This signals that there is an overlap, but the other event was rejected by the employee.
- In the case of holiday requests, a list of all events in the period in question for which the employee was requested or booked is now displayed. In this way, you can quickly see whether an request can be approved or not.
- When processing working hours in an event, it is now possible to copy selected times for all employees by setting the checkboxes in the first column.
