Synchronisation avec Office 365 et bien plus encore

Chers clients,

l’été arrive à grands pas et la saison des festivals de cette année a déjà commencé dans certains endroits. Avant que tout le monde ne parte en vacances d’été ou ne se rende aux grands festivals, nous aimerions vous présenter les dernières nouveautés de CrewBrain. Comme d’habitude, elles seront disponibles dès demain.

Nous travaillons actuellement « en coulisses » à l’achèvement de notre nouvelle API et, sur cette base, à la révision complète de l’interface utilisateur. Néanmoins, nous sommes heureux d’annoncer l’achèvement de l’un des principaux sujets de notre feuille de route : Office 365 Sync a reçu plus de 30 votes (y compris les votes de puissance) sur la feuille de route en peu de temps et a donc été mis en œuvre par nous.

En plus de ce sujet, nous avons également pu travailler sur de nombreux autres petits points de la feuille de route, que nous aimerions également vous présenter dans cette info de mise à jour. Nous espérons que vous continuerez à participer activement à la conception future de CrewBrain via la feuille de route.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec CrewBrain.

Votre équipe CrewBrain

Office 365 Sync

Comme nous l’avons déjà mentionné au début, Office 365 Sync a reçu beaucoup de votes sur notre feuille de route en peu de temps, nous avons donc décidé de l’implémenter rapidement – également parce qu’il a comparativement peu de dépendances sur le système global et qu’aucun changement majeur à la logique de base du système n’était nécessaire.

Activer la synchronisation

Tout d’abord, la synchronisation doit être mise en place par un administrateur. Pour ce faire, il est nécessaire d’introduire le point de terminaison dans la configuration Azure, entre autres choses. Si vous souhaitez utiliser la synchronisation, veuillez contacter notre équipe de support pour en savoir plus. Les utilisateurs individuels peuvent ensuite activer la synchronisation sous Mon compte > Office 365.

Transfert de données

Les données sont transférées automatiquement. Les données historiques sont d’abord transférées en quelques heures, les modifications apportées à CrewBrain ou les nouveaux enregistrements de données sont ensuite transférés presque en temps réel (quelques minutes).

Calendrier Outlook

Votre propre calendrier Outlook peut également être transféré en tant que calendrier tiers via la synchronisation. De cette manière, il est également possible d’utiliser les entrées du calendrier comme base pour le contrôle des chevauchements par les planificateurs. Cette fonction doit également être activée, la synchronisation s’effectuant dans un premier temps à des intervalles de 2 à 3 heures. L’extension au traitement en temps réel est prévue, mais nécessite des ressources de serveur supplémentaires.

Coûts

La synchronisation O365 est disponible pour tous les clients de notre plan Entreprise. Comme la synchronisation est active en permanence en arrière-plan et doit synchroniser les données entre les systèmes, nous supportons des coûts supplémentaires pour les ressources matérielles étendues, que nous ne pouvons couvrir que dans le plan Entreprise. Un test de 30 jours de la fonctionnalité est possible dans tous les plans.

Enregistrement du temps

Comme dans presque chaque mise à jour, nous avons à nouveau apporté des ajustements et des améliorations au système d’enregistrement des relevés et du temps de travail.

Notification des heures manquantes

Auparavant, les employés devaient utiliser un widget de tableau de bord pour identifier les jours pour lesquels il manquait des heures de travail. Avec la nouvelle mise à jour, les employés recevront automatiquement une notification par courriel si aucune heure de travail n’a été enregistrée pour un jour où ils auraient dû travailler.

Diviser le temps de travail en jours

Si le temps de travail quotidien est réparti entre les jours de la semaine (par exemple, 8 heures du lundi au jeudi et 6 heures le vendredi), cela n’était auparavant pas possible pour le calcul des vacances et des jours fériés. Il fallait alors utiliser la moyenne des 13 semaines. Avec la mise à jour actuelle, les heures pour les vacances et les jours fériés sont également calculées par jour, conformément à la spécification.

Extension de l’API CrewBrain

Nous travaillons régulièrement à l’expansion de notre nouvelle API CrewBrain. Ces dernières semaines, nous avons pu ajouter de nombreux nouveaux points de terminaison, par exemple pour accéder aux listes de prix, aux heures de travail et à des informations supplémentaires sur les emplois et les projets. La nouvelle API est déjà disponible en version bêta depuis plusieurs mois et continuera à être développée régulièrement.

Autres ajustements

Bien sûr, nous avons également adapté et étendu de nombreuses petites choses dans le système dans cette version. Nous aimerions vous présenter ici les plus importantes d’entre elles :

Afin d’optimiser les systèmes et d’éviter des temps de chargement trop longs, les rapports volumineux (par exemple les PDF, les téléchargements CSV ou Excel) ne seront plus affichés directement à l’avenir. Les demandes de documents seront placées dans une file d’attente et traitées de manière séquentielle. Dès que le document correspondant est généré, l’utilisateur reçoit une notification correspondante et peut le télécharger.
Si un contrat de travail est envoyé aux employés pour signature via CrewBrain, il est sauvegardé dans les documents après signature depuis la dernière mise à jour. Jusqu’à présent, il n’était pas possible d’envoyer d’autres contrats pour signature sans modifier le contrat existant. Désormais, il est possible de créer des contrats supplémentaires.
Les catégories de documents des employés sont désormais classées par ordre alphabétique. Cela permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble lors du téléchargement des documents.

Notre Roadmap

Nous sommes ravis que plus de 30% de nos clients participent déjà activement à la conception future de CrewBrain via la feuille de route. La feuille de route peut être consultée par tous les clients directement dans le système sous Administration > Roadmap. Nous publierons prochainement une mise à jour sur la mise en œuvre des sujets de la feuille de route actuelle sur nos canaux de médias sociaux – restez à l’écoute !