Gestion optimisée des véhicules et autres ajustements​

Véhicules

En plus de la planification du personnel, la planification des véhicules est également une partie importante de CrewBrain pour beaucoup de nos clients. Nous avons utilisé cette version pour effectuer un certain nombre d'optimisations dans ce domaine.

Catégories

Les véhicules peuvent maintenant être divisés en catégories. Les catégories peuvent être créées dans l'administration et ensuite utilisées pour la planification de la même manière que les catégories d'employés. De cette façon, il est possible d'enregistrer le besoin de véhicules à l'avance dans une tâche. Les véhicules en question peuvent alors être planifiés dans la tâche comme d'habitude.

Inspections

Les inspections et l'entretien peuvent maintenant être créés pour chaque véhicule. Chaque inspection est affectée à un type (par exemple, MOT ou inspection) et pour chaque type, CrewBrain calcule la prochaine date d'échéance en fonction d'une période de temps (par exemple, la date de la dernière inspection plus un an) ou du kilométrage. Des notifications automatiques et un nouveau widget de tableau de bord fournissent des informations opportunes sur les inspections ou les entretiens à venir.

Branches

Il y a quelques versions, nous avons introduit la possibilité de gérer différentes branches d'une entreprise dans CrewBrain. Par conséquent, les véhicules peuvent maintenant aussi être affectés à une branche, de sorte qu'ils peuvent être rapidement filtrés dans le calendrier ou dans le travail, par exemple.

"Vacances" pour les véhicules

Les périodes pendant lesquelles les véhicules ne sont pas disponibles peuvent désormais être saisies dans le calendrier. Afin d'utiliser les processus existants, nous avons étendu la vue des vacances pour inclure les véhicules, et ces périodes sont saisies de la même manière que les vacances sont saisies pour les employés.

Calendrier

Le calendrier fait également l'objet de quelques ajustements dans cette version. Elles sont en partie liées aux extensions des véhicules, mais elles accélèrent également le travail sur le calendrier.

Plus de couleurs

Des couleurs supplémentaires sont désormais disponibles pour les catégories d'emploi et de vacances. Il est ainsi plus facile de distinguer les rendez-vous et les événements de différents types dans le calendrier.

Performance

Dans le passé, les performances (=temps de chargement) étaient souvent assez mauvaises, en particulier dans nos aperçus. Désormais, seules les premières lignes sont chargées et les lignes suivantes sont chargées individuellement lors du défilement vers le bas, ce qui accélère le travail dans les aperçus.

Filtrer les véhicules

Puisqu'il est désormais possible de définir des catégories et des branches pour les véhicules, il est logique de filtrer également en fonction de ces attributs. À partir de maintenant, les véhicules peuvent être filtrés dans toutes les vues d'ensemble. Comme pour les employés, ces filtres peuvent également être enregistrés comme filtres favoris.

Vue de la planification

Dans la vue de planification, les axes peuvent déjà être permutés depuis certaines versions. Si les tâches sont l'une en dessous de l'autre, les catégories dans lesquelles les employés sont demandés ou réservés sont également affichées. Celles-ci peuvent maintenant être cachées de manière optionnelle.

Emplois

Il y a aussi quelques améliorations utiles dans les travaux. Par exemple, les valeurs de la boîte de dialogue "Copier" sont désormais automatiquement enregistrées. Les différents paramètres sont donc toujours réglés automatiquement comme lors de la dernière utilisation. Mais nous avons également procédé à d'autres ajustements.

Documents

Pour la visibilité des documents dans un travail, il existe une nouvelle option à partir de cette version : Visibilité pour les groupes d'utilisateurs sélectionnés. Cela permet de libérer un document pour des groupes d'utilisateurs individuels et donc de définir encore plus précisément qui est autorisé à lire un document.

Confirmation de la réservation

Il est déjà possible de créer une confirmation de commande individuelle pour un employé dans une tâche. Toutefois, jusqu'à présent, cela n'était possible qu'à partir de la tâche elle-même, et non à partir d'une tâche principale ou d'un projet. Une nouvelle option dans le menu d'impression offre maintenant exactement cette fonctionnalité, de sorte qu'une confirmation de commande peut également être créée pour tous les sous-emplois. En outre, le client peut également être sélectionné comme destinataire de cette confirmation.

Facturations et enregistrement du temps

Une mise à jour sans une extension de l'enregistrement du temps est presque impensable. Nous étendons constamment les fonctionnalités et apportons des améliorations significatives dans ce domaine.

Puces RFID et codes-barres

Grâce à notre pointeuse centrale, il est également possible de pointer à l'aide de puces RFID ou de cartes à code-barres. Jusqu'à présent, il était nécessaire que le numéro personnel de l'employé soit encodé sur les cartes ou les puces. A partir de cette version, il est possible de stocker un ID individuel pour une puce RFID ou un code-barres pour chaque employé dans la période de facturation et de saisie du temps.

Déconnexion automatique

Si un employé oublie d'enregistrer une réservation "Out" via la pointeuse, il sera désormais déconnecté automatiquement par le système après 12 heures. L'heure de travail correspondante est clôturée et marquée comme "rejetée". L'employé est également informé par mail qu'il doit corriger cette réservation.

Fermeture des mois

Dans la facturation et l'enregistrement du temps, il est possible de marquer les mois individuels avec le statut "réglé" ou "terminé". Pour simplifier le flux de travail, il est maintenant possible de le faire à partir de la vue d'ensemble pour tous les employés, les freelances ou les sous-traitants en un seul clic.

Employés actifs

Quelques fonctionnalités supplémentaires ont été ajoutées au widget dasbhoad "employés actifs". En option, les administrateurs peuvent maintenant voir qui a été pointé et depuis quand. Pour les planificateurs, il y a une fonction utile pour afficher les employés qui sont actuellement inscrits à une tâche mais qui n'ont pas encore pointé.

Autres optimisations

Bien sûr, en plus des fonctionnalités majeures, il y a aussi quelques ajustements mineurs qui facilitent le travail avec CrewBrain et ajoutent des fonctionnalités utiles au système.

• Pour les équipements de travail qui peuvent être stockés dans les données de base des employés, les inspections ou les intervalles de maintenance peuvent être stockés à partir de cette version de la même manière que pour les véhicules. De cette manière, les enregistrements d'inspection peuvent être suivis de manière entièrement numérique. La fonctionnalité est complétée par une fonction d'impression qui peut être utilisée pour créer une liste de tous les équipements de travail stockés, y compris les résultats des inspections.

• Si des vacances ou des congés maladie sont créés pour un employé, une case à cocher supplémentaire permet désormais de spécifier si la disponibilité pour les emplois de la même période doit être définie comme "non disponible". Si cette case à cocher est activée, les répartiteurs seront également informés en conséquence.
• Une adresse "reply-to" peut être enregistrée dans l'administration pour tous les e-mails. Si un employé clique sur "répondre" à un e-mail dans son programme de messagerie, la réponse sera envoyée à cette adresse. À partir de cette version, il est possible de remplacer cette adresse par l'adresse enregistrée dans le profil de l'utilisateur concerné. Le paramètre nécessaire se trouve sous Administration > Courrier électronique > Signatures.